Α. Εισαγωγή
Σκοπός της Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών και Καταγγελιών της Εταιρείας είναι να καθιδρύσει το πλαίσιο για τον έγκαιρο εντοπισμό παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων στις εργασίες της Εταιρείας και την προστασία των προσώπων που αναφέρουν σχετικές παραβιάσεις, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4990/2022. Συνεπώς, βασική και απαράβατη αρχή της Πολιτικής διαχείρισης επώνυμων και ανώνυμων  αναφορών και καταγγελιών (Whistleblowing) είναι η προστασία της ανωνυμίας και της αρχής της εμπιστευτικότητας των στοιχείων των προσώπων που υποβάλλουν τέτοιες αναφορές ή καταγγελίες.

Ως Whistleblowing νοείται η ηθελημένη πράξη αποκάλυψης (αναφορά, καταγγελία) που καταχωρείται στα αρχεία της Εταιρείας και υποβάλλεται από πρόσωπο, το οποίο γνωρίζει είτε σημαντικές παρατυπίες και παραλείψεις ή άλλες αξιόποινες πράξεις πραγματικές, πιθανολογούμενες ή αναμενόμενες εντός της Εταιρείας, τις οποίες γνωστοποιεί σε αρμόδιο πρόσωπο προκειμένου εκείνο να δράσει κατασταλτικά.

Οι αναφορές υποβάλλονται χωρίς την υπόσχεση παροχής ή ύπαρξης οποιουδήποτε ανταλλάγματος, εδράζονται στην τήρηση των αρχών της διαφάνειας, της υπευθυνότητας και της ακεραιότητας, και καλύπτουν την ανάγκη περιφρούρησης της εικόνας και της περιουσίας της Εταιρείας, των μετόχων και των πελατών της, από παράτυπες ενέργειες του προσωπικού της και των στελεχών της, οι οποίες πλήττουν το κύρος και τη φήμη της.

Β. Πεδίο εφαρμογής – Εξαιρέσεις
Οι αναφορές παρατυπίας, παράλειψης ή αξιόποινης πράξης περιλαμβάνουν, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, τα ακόλουθα περιστατικά:

• Κλοπή
• Απάτη
• Διαφθορά
• Δωροδοκία
• Εκφοβισμός
• Ανάρμοστη συμπεριφορά
• Κάθε είδους παρενόχληση (π.χ. σεξουαλική)
• Κατάχρηση Εξουσίας
• Άσκηση Επιρροής
• Κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων
• Παραβίαση του τραπεζικού απορρήτου
• Παραπλανητική παρουσίαση δεδομένων
• Παραβίαση των πολιτικών της Εταιρείας
• Παραβίαση του νομοθετικού πλαισίου που διέπει την Εταιρεία
• Άλλη ηθικά επίμεμπτη συμπεριφορά

Η παρούσα Πολιτική απευθύνεται στην Εταιρεία και τις θυγατρικές εταιρείες του Ομίλου και πιο συγκεκριμένα:

1. Στους εργαζομένους, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, με οποιασδήποτε μορφής σχέση εργασίας ή απασχόλησης.
2. Στους μη μισθωτούς, στους εξωτερικούς συνεργάτες, στους αυτοαπασχολουμένους ή συμβούλους.
3. Στους μετόχους και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένων των μη εκτελεστικών μελών, όπως επίσης και στα μέλη των Επιτροπών του Διοικητικού Συμβουλίου.
4. Σε οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών (βοηθοί εκπληρώσεως, προστηθέντες)
5. Σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης με την Εταιρεία, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε καταγγέλλοντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.
6. Διαμεσολαβητές.
7. Τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους καταγγέλλοντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς αυτών.
8. Προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση.

Γ. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών
Η Εταιρεία και οι θυγατρικές της εταιρείες ορίζουν ως Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (στο εξής Υ.Π.Π.Α.) σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Εταιρείας.

Η θητεία του Υ.Π.Π.Α. διαρκεί ένα (1) τουλάχιστον ημερολογιακό έτος, αλλά μπορεί να λήξει νωρίτερα για σπουδαίο λόγο.

Ο Υ.Π.Π.Α. μπορεί να είναι είτε εργαζόμενος της Εταιρείας, είτε τρίτο πρόσωπο, το οποίο συμμορφώνεται με τις επιταγές της παρούσας Πολιτικής. Και στις δύο περιπτώσεις, αναφέρεται απευθείας στο Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας.

Ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει να:

α) σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του,

β) ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα,

γ) απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

Καθήκοντα Υ.Π.Π.Α. δεν μπορούν να ασκήσουν εκείνοι:

α) κατά των οποίων εκκρεμεί ποινική δίωξη για οποιοδήποτε κακούργημα και για τα εγκλήματα της κλοπής, υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, πλαστογραφίας πιστοποιητικών, απιστίας δικηγόρου, απιστίας, δωροδοκίας, παράνομης βεβαίωσης ή είσπραξης δικαιωμάτων του Δημοσίου, παράβασης καθήκοντος, δυσφήμησης, συκοφαντικής δυσφήμησης, ψευδούς βεβαίωσης, υφαρπαγής ψευδούς βεβαίωσης, ψευδούς καταμήνυσης, υπεξαγωγής εγγράφων, για οποιοδήποτε έγκλημα σχετικά με την υπηρεσία, κατά της γενετήσιας ελευθερίας – αξιοπρέπειας ή οικονομικής εκμετάλλευσης της γενετήσιας ζωής, για παραβίαση της νομοθεσίας περί ναρκωτικών, λαθρεμπορίας και τυχερών παιχνιδιών, ή

β) που έχουν καταδικαστεί σε οποιαδήποτε ποινή για κακούργημα ή για κάποιο από τα εγκλήματα της περ. α), ή

γ) κατά των οποίων έχει ασκηθεί πειθαρχική δίωξη για πειθαρχικό παράπτωμα που δύναται να επισύρει την πειθαρχική ποινή της οριστικής παύσης, ή

δ) στους οποίους έχει επιβληθεί τελεσίδικα οποιαδήποτε πειθαρχική ποινή, ανώτερη του προστίμου αποδοχών τεσσάρων (4) μηνών για οποιαδήποτε πειθαρχικό παράπτωμα, μέχρι τη διαγραφή της ποινής, ή

ε) που τελούν σε αργία ή διαθεσιμότητα, ή που έχουν τεθεί σε αναστολή άσκησης καθηκόντων.

Ο ορισμός Υ.Π.Π.Α. σύμφωνα με την παρούσα πολιτική δεν αποκλείει την απευθείας αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), όταν ο αναφέρων εύλογα θεωρεί ότι δεν μπορεί να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά η αναφορά του από τον Υ.Π.Π.Α., ή υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων.

Ο Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της Εταιρείας,

β) παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής,

γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,

δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα της Εταιρείας, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή αόριστη υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλει στην Ε.Α.Δ.,

ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,

ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς,

η) παρέχει σαφείς, εύληπτες και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και

θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην Εταιρεία.

Αν ο Υ.Π.Π.Α. εκτελεί και άλλα καθήκοντα, διασφαλίζεται ότι η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν επηρεάζει την ανεξαρτησία του και δεν οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του.

Δ. Διαδικασία αναφοράς παρατυπιών
Η Εταιρεία ενθαρρύνει τους εργαζομένους της να απευθύνονται αρχικά στους προϊσταμένους τους, προκειμένου τα προβλήματα να επιλύονται εσωτερικά στα τμήματά τους. Εναλλακτικά ή λόγω του είδους των περιστατικών, οι εργαζόμενοι της Εταιρείας οφείλουν να αναφέρουν ταχυδρομικώς, τηλεφωνικώς ή ηλεκτρονικά μέσω email σοβαρές παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες πράξεις παραβατικής συμπεριφοράς που υπέπεσαν στην αντίληψή τους και αφορούν σε υπαλλήλους ή στελέχη της Εταιρείας και του Ομίλου της. Είναι επίσης δυνατή η υποβολή ανώνυμης καταγγελίας, ωστόσο, η ανώνυμη αναφορά θα πρέπει να υποβάλλεται κατ’ εξαίρεση, όταν π.χ. υπάρχει φόβος επιπτώσεων κοινωνικής φύσεως στο άτομο που την υποβάλλει.

Η Εταιρεία έχει θεσπίσει και θέτει στη διάθεση του καταγγέλλοντα τα κάτωθι κανάλια επικοινωνίας με τον Υ.Π.Π.Α. για την υποβολή αναφορών και καταγγελιών:

Δίαυλοι και Στοιχεία επικοινωνίας επώνυμων και ανώνυμων αναφορών & καταγγελιών (Whistleblowing) της ROLCO ΒΙΑΝΙΛ Α.Ε. και θυγατρικών εταιρειών του ομίλου
Με προφορική μαρτυρία μέσω προσωπικής συνάντησης	Επικοινωνείτε στο τηλέφωνο +30 2103493000  και ζητείτε τον υπεύθυνο κανονιστικής συμμόρφωσης για να κανονίσετε προσωπική συνάντηση στη διεύθυνση _______________________________________________
Ταχυδρομικώς	Ταχυδρομείτε στη διεύθυνση Αγίας Άννης 111, Ρέντης, 18233 «Υπ’ όψιν υπευθύνου κανονιστικής συμμόρφωσης»
Τηλεφωνικώς	Επικοινωνείτε στο τηλέφωνο +30 2103493000 από Δευτέρα έως Παρασκευή: 09:00 – 16:00 και ζητήστε τον υπεύθυνο κανονιστικής συμμόρφωσης.
Με email	Προωθείτε το μήνυμά σας με αποστολή στην ηλεκτρονική διεύθυνση csr@rolco.gr

Την αξιολόγηση των εμπιστευτικών αναφορών υπαλλήλων και τρίτων που αφορούν την Εταιρεία έχει αναλάβει ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Εταιρείας.

Σε περίπτωση που εργαζόμενος στην Εταιρεία ή τρίτος διατηρεί αμφιβολίες σχετικά με την ανάγκη αναφοράς παρατυπίας, παράλειψης ή αξιόποινης πράξης ή υπόνοιας αυτής ή επιθυμεί διευκρινίσεις όσον αφορά στην προστασία του ή σε άλλα θέματα και τα ερωτήματά του δεν καλύπτονται από το παρόν, μπορεί να απευθύνει τα ερωτήματά του στη διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού της Εταιρείας.

Η Εταιρεία προσδοκά από τους εργαζομένους της να αναφέρουν σοβαρές παραβιάσεις του Κώδικα Δεοντολογίας, όταν τις αντιλαμβάνονται ή όταν τίθενται υπόψη τους. Οι παρεχόμενες πληροφορίες θα υπόκεινται σε αυστηρά εμπιστευτική διαχείριση και θα υποβάλλονται σε έλεγχο ως προς την αξιοπιστία τους από κατάλληλα εκπαιδευμένα άτομα που έχουν υποχρέωση εχεμύθειας.

Η διαδικασία των αναφορών δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται καταχρηστικά για ανυπόστατες κατηγορίες ή προσωπικά παράπονα.

Ε. Εμπιστευτικότητα / Ανωνυμία καταγγέλλοντος
Η Εταιρεία ενθαρρύνει τις επώνυμες αναφορές. Οι ανώνυμες αναφορές δυσχεραίνουν ή και καθιστούν το έργο της αναλυτικής διερεύνησης λόγω της δυσκολίας παροχής στοιχείων από τον ανώνυμο καταγγέλλοντα (π.χ. συνομιλία, συνάντηση για την παροχή διευκρινίσεων κατά τη διάρκεια της διερεύνησης), όπως επίσης και της αξιολόγησης της αξιοπιστίας της αναφοράς. Οι υποβαλλόμενες ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με το βαθμό τεκμηρίωσής τους και τη δυνατότητα εντοπισμού της μη σύννομης ενέργειας που περιγράφουν.

Η Εταιρεία δεσμεύεται να διατηρήσει την ανωνυμία του καταγγέλλοντος και να μην προβεί σε ενέργειες που ενδεχομένως να έχουν ως αποτέλεσμα την αποκάλυψη της ταυτότητάς του. Σημειώνεται ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του καταγγέλλοντος ενδέχεται να απαιτηθεί από δικαστική ή νομική διαδικασία, στο πλαίσιο της διερεύνησης της υπόθεσης. Στην περίπτωση αυτή, θα διατηρηθεί η ανωνυμία οποιονδήποτε άλλων προσώπων εμπλέκονται στην αναφορά, υποκείμενη στους ανωτέρω περιορισμούς.

Η τήρηση και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται με βάση τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

ΣΤ. Προστασία έναντι αντιποίνων
Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύσει όλα τα πρόσωπα που αναφέρονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, οι οποίοι με καλή πίστη υπέβαλαν αναφορά ή καταγγελία, από τυχόν πράξεις αντιποίνων όσον αφορά στην παρούσα θέση τους ή/και στη μελλοντική επαγγελματική εξέλιξή τους.

Οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος των προσώπων που αναφέρονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής απαγορεύονται, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης.

Απαγορεύονται, ιδίως, οι ακόλουθες μορφές αντιποίνων:  α) παύση, απόλυση ή άλλα ισοδύναμα μέτρα,

β) υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής,

γ) αφαίρεση καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας, μείωση μισθού, μεταβολή του ωραρίου εργασίας άλλη βλαπτική μεταβολή της εργασιακής σχέσεως,  δ) στέρηση κατάρτισης,

ε) αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση,

στ) επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής,  ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση,

η) διακριτική ή άδικη αντιμετώπιση,

θ) μη μετατροπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης σε μόνιμη,

ι) μη ανανέωση ή πρόωρη διακοπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης,  ια) σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος,  ιβ) καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον, ιγ) πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ιδ) ανάκληση ή ακύρωση διπλώματος ή αδείας,  ιε) παραπομπή για ψυχιατρική ή ιατρική παρακολούθηση,  ιστ) άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.

Τα άτομα που προβαίνουν σε αναφορά στους παραπάνω διαύλους καταγγελιών δε θα υφίστανται αρνητικές συνέπειες, υπό την προϋπόθεση ότι ενεργούν σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές διατάξεις. Οι καταγγελίες πρέπει να πραγματοποιούνται βάσει γνώσης ή πεποίθησης, ωστόσο οποιοσδήποτε προβαίνει ακούσια ή εκούσια σε ψευδείς ή αβάσιμες κατηγορίες ή ισχυρισμούς, ενδέχεται να υπόκειται, κατά περίπτωση, σε κυρώσεις όπως προβλέπεται από τη νομοθεσία.

Σε περίπτωση που ο καταγγέλλων συμμετείχε στο γεγονός, δεν απαλλάσσεται των ευθυνών του, αλλά θα συνεκτιμηθεί η συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων.